記帳マニュアル-1　経費

このページは日本語版と英語版があります。
日本語版：このページ
英語版：Bookkeeping Manual – 1 Expense

オフショア・マネジメントで実践している、基本的な記帳プロセス-経費編です。
記帳には、出金と入金の2つがありますが、そのうちの出金を記録するプロセスです。

経費の記帳プロセス

番号	サプライヤー	会計スタッフ	承認者
1	サプライヤーが請求書を送ってきます。	請求書を受け取ります。
2		請求書を承認者に転送します。 家賃や光熱費など、承認の必要がない請求書であれば、この手順はスキップします。	請求書を受け取ります。
3		サイン済請求書を承認者から受け取ります。	請求書の内容を確認し、サインします。 会計スタッフに返します。
4		小切手を用意します。 Check Voucerを記入します。 請求書と一緒に、これらを承認者へ渡します。	Check Voucer一式を会計スタッフから受け取ります。
5		承認者からCheck Voucherを受け取ったら、シリアルナンバーステッカーを貼ります。 全てをScan Snapでスキャンし、クラウド上のフォルダに保存します。 XEROに記録します。シリアルナンバーと小切手番号も必ず記録します。 業者に小切手のピックアップをするように伝えます。	小切手とCheck Voucerに署名をします。
6		業者に小切手を渡します。 Check Voucherに受領のサインをしてもらいます。
7	Check Voucherに受領のサインをします。 引き換えにORをを会計スタッフに渡します。	ORを受け取ったらScan Snapでスキャンし、クラウド上のフォルダに保存します。 原本はファイルします。

Check Voucherの詳細

このようなCheck Voucherを500枚単位で印刷しておきます。1枚ずつ剥がして使用できるように糊付けした状態で印刷してもらいます。
1枚の小切手に1枚のCheck Voucherを必ず作成します。
Check Voucherのない小切手には署名をしてはいけません。No check Voucher, No signの原則を署名者が必ず守ることにより、Check Voucherの作成を習慣づけさせます。

シリアルナンバーステッカーとは

シリアルナンバーステッカーとは、23mmx23mmの感熱紙ステッカーで、Brotherのラベルプリンターで作成します。
重複しないシリアル番号を印刷し、500枚単位で用意しておきます。
Check Voucherを作成するたびに1枚貼り付けます。

クラウド上のフォルダ構成

クラウド上にこのようなフォルダを一式、あらかじめ用意します。
また、例えば02_BIRの中にはこのようなサブフォルダをあらかじめ作成します。